Documento legal
Términos y condiciones del servicio
Estos términos regulan la prestación de los servicios de ARXS Lab. Al contratar cualquiera de los servicios descritos, el Cliente declara haberlos leído y aceptado en su totalidad. Cuando exista un contrato o una propuesta firmada entre las partes, aquel documento prevalece sobre estos términos en lo que resulte contradictorio.
Prestador del servicio: ARXS Lab.
01Objeto
ARXS Lab presta servicios de consultoría e implementación de ecosistemas comerciales conversacionales: auditoría de la operación, centralización de canales de mensajería, montaje de CRM, diseño e implementación de agentes conversacionales con inteligencia artificial, integraciones con plataformas de terceros, sistemas de reportería y capacitación del equipo del Cliente.
El servicio es de implementación y acompañamiento técnico. ARXS Lab no presta servicios de publicidad digital, no gestiona pauta, no opera comercialmente el negocio del Cliente ni sustituye a su equipo de ventas.
02Definiciones
- Ecosistema: el conjunto de canales, bases de datos, CRM, agentes conversacionales, integraciones y tableros implementados para el Cliente.
- Agentes: los asistentes conversacionales configurados por ARXS Lab que operan sobre modelos de inteligencia artificial de terceros.
- Plataformas de terceros: los servicios externos de los que depende el ecosistema, incluidos, sin limitarse a ellos, Meta, WhatsApp Business Platform, plataformas de multicanalidad, proveedores de modelos de inteligencia artificial, plataformas de comercio electrónico y transportadoras.
- Entregables: lo efectivamente implementado, configurado y documentado al cierre del proyecto.
03Servicios y alcance
3.1 Proyectos de implementación
ARXS Lab ofrece proyectos de implementación de alcance y duración definidos. El alcance específico, los entregables y el cronograma de cada proyecto constan en la propuesta comercial aceptada por el Cliente. Ningún elemento no listado en esa propuesta se entiende incluido.
3.2 Planes de continuidad
Terminado el proyecto de implementación, el Cliente puede contratar un plan de continuidad. Los planes de continuidad son de facturación mensual y no tienen cláusula de permanencia. Solo están disponibles para clientes que hayan completado previamente un proyecto de implementación con ARXS Lab.
3.3 Exclusiones
Salvo pacto expreso en contrario, no están incluidos: generación de tráfico o pauta publicitaria, producción de contenido audiovisual, email marketing, desarrollo de sitios web, diseño gráfico, ni la operación diaria de atención al cliente.
04Obligaciones del Cliente
La ejecución del proyecto depende de la colaboración del Cliente. Son obligaciones suyas:
- Entregar oportunamente los accesos a sus cuentas, plataformas y herramientas, y mantenerlos vigentes durante la ejecución.
- Asistir a las reuniones de levantamiento de información y aprobar los guiones y flujos antes de su puesta en producción.
- Suministrar información veraz y completa sobre su portafolio, precios, políticas y procesos comerciales.
- Designar un interlocutor con capacidad de decisión.
- Informar a ARXS Lab cualquier cambio relevante en su operación: precios, productos, sedes, canales o personal.
- Contar con las licencias, cuentas y verificaciones exigidas por las plataformas de terceros.
Los plazos comprometidos empiezan a correr desde la entrega efectiva de los accesos, no desde la aceptación de la propuesta ni desde el pago. Los retrasos imputables al Cliente o a los tiempos de aprobación de plataformas de terceros suspenden el cronograma por el tiempo equivalente y no dan lugar a la aplicación de las garantías del numeral 06.
05Precios, pagos y facturación
Los precios vigentes son los publicados en arxslab.com o los indicados en la propuesta comercial aceptada, y se expresan en dólares de los Estados Unidos de América. Cuando el pago se realice en pesos colombianos, se aplicará la tasa de cambio vigente al momento del pago.
- Los proyectos de implementación admiten pago único o pago fraccionado. El pago fraccionado en más de dos cuotas incorpora un costo de financiación, informado antes de la contratación. El alcance del proyecto es idéntico en todas las modalidades de pago.
- Los planes de continuidad se facturan por mes anticipado.
- El trabajo inicia una vez confirmado el primer pago.
- El incumplimiento en el pago faculta a ARXS Lab a suspender la prestación del servicio, previo aviso al Cliente.
ARXS Lab puede modificar sus precios en cualquier momento. Las modificaciones no afectan proyectos ya contratados ni, mientras el Cliente permanezca de forma ininterrumpida, los planes de continuidad ya vigentes.
06Garantías
ARXS Lab otorga una garantía de entrega sobre los proyectos de implementación, en los términos y plazos indicados en la propuesta comercial correspondiente. Si vencido el plazo de garantía el ecosistema contratado no se encuentra implementado y operativo por causas atribuibles a ARXS Lab, el Cliente tiene derecho a la devolución de lo pagado.
La garantía no cubre: retrasos originados en el incumplimiento de las obligaciones del Cliente; tiempos de revisión, verificación o aprobación de plataformas de terceros; suspensiones, bloqueos o cambios de política de dichas plataformas; ni resultados comerciales.
ARXS Lab implementa sistemas de conversión y medición. No garantiza volúmenes de ventas, número de citas, tasas de conversión ni ningún otro resultado comercial, salvo que se pacte expresamente y por escrito una métrica concreta, medible y con línea base previa.
07Titularidad de cuentas, datos y entregables
El ecosistema se implementa sobre cuentas propias del Cliente y a su nombre. En consecuencia:
- Las cuentas de plataformas, números telefónicos, bases de datos e historial de conversaciones son y permanecen de titularidad exclusiva del Cliente.
- Los datos de los clientes finales pertenecen al Cliente. ARXS Lab los trata únicamente como encargado, en los términos del numeral 12.
- Al terminar la relación, el Cliente conserva todo lo implementado sobre sus propias cuentas y recibe sus datos e histórico en formato exportable.
ARXS Lab conserva la titularidad de su metodología, marcas, documentación, plantillas, arquitecturas de agentes y desarrollos propios de uso general. Sobre estos, el Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible, limitada a su propia operación y vigente mientras dure la relación contractual, o en los términos que expresamente se pacten.
08Plataformas de terceros y costos variables
El funcionamiento del ecosistema depende de plataformas y servicios operados por terceros. ARXS Lab no controla su disponibilidad, sus precios, sus condiciones de uso ni sus decisiones de suspensión o bloqueo.
- Las licencias, suscripciones y consumos de terceros corren por cuenta del Cliente y se contratan a su nombre. Esto incluye, entre otros, la licencia de la plataforma de mensajería, el costo por conversación de WhatsApp Business Platform y el consumo de modelos de inteligencia artificial.
- ARXS Lab optimiza estos consumos, pero no los garantiza ni responde por sus variaciones.
- Si una plataforma de terceros modifica sus condiciones, suspende un servicio o restringe una cuenta, ARXS Lab acompañará al Cliente en la gestión y propondrá alternativas, sin que ello constituya incumplimiento de su parte.
09Uso responsable y cumplimiento de políticas
El Cliente se obliga a usar el ecosistema conforme a la ley y a las políticas de las plataformas de terceros. En particular, se compromete a no enviar comunicaciones a personas que no hayan otorgado su consentimiento, a no realizar envíos masivos no solicitados y a no utilizar los agentes para fines engañosos, discriminatorios o contrarios a la ley.
ARXS Lab puede suspender la prestación del servicio si detecta usos que pongan en riesgo la integridad de las cuentas del Cliente o que infrinjan las políticas de las plataformas. El Cliente es el único responsable por el contenido de las comunicaciones enviadas desde sus canales.
10Inteligencia artificial
Los agentes operan sobre modelos de lenguaje de terceros. El Cliente reconoce que estos sistemas son de naturaleza probabilística y que, pese a la configuración, las restricciones y las pruebas aplicadas, pueden producir respuestas imprecisas.
ARXS Lab implementa arquitecturas de control, filtros y flujos deterministas para reducir ese riesgo, y corrige los comportamientos no deseados que se le reporten durante la vigencia del servicio. El Cliente se obliga a supervisar razonablemente la operación y a revisar los procesos críticos antes de su ejecución definitiva.
11Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener bajo reserva la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión de la relación, incluidos datos comerciales, precios, procesos, bases de datos y documentación técnica. Esta obligación subsiste por dos años contados desde la terminación de la relación.
ARXS Lab puede mencionar al Cliente como referencia comercial y utilizar su marca y resultados agregados con fines de portafolio, salvo manifestación escrita en contrario del Cliente. En ningún caso se divulgarán datos de clientes finales ni información marcada como confidencial.
12Tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la política de tratamiento de datos publicada en arxslab.com.
Respecto de los datos de los clientes finales, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y ARXS Lab como encargado. En esa condición, ARXS Lab tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y para la prestación del servicio, aplicará medidas razonables de seguridad y los devolverá o suprimirá al terminar la relación.
Es responsabilidad del Cliente contar con la autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos y para el envío de comunicaciones comerciales.
13Limitación de responsabilidad
ARXS Lab responde por el cumplimiento diligente de sus obligaciones. En ningún caso responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, daños indirectos o consecuenciales.
La responsabilidad total de ARXS Lab frente al Cliente, por cualquier causa, se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que la origine.
ARXS Lab no responde por suspensiones, bloqueos o pérdidas de cuentas impuestas por plataformas de terceros, ni por interrupciones originadas en fallas de dichas plataformas o de los proveedores de conectividad.
14Fuerza mayor
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento derivado de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, incluidas fallas generalizadas de internet, caídas prolongadas de plataformas de terceros, actos de autoridad y demás circunstancias imprevisibles e irresistibles.
15Duración y terminación
Los proyectos de implementación terminan con la entrega de los entregables acordados. Los planes de continuidad se renuevan mes a mes y cualquiera de las partes puede darlos por terminados mediante aviso previo, sin penalidad alguna. El mes en curso se presta y se factura de forma completa.
Cualquiera de las partes podrá terminar la relación de forma inmediata en caso de incumplimiento grave de la otra que no sea subsanado dentro de los diez días hábiles siguientes al requerimiento escrito.
Terminada la relación por cualquier causa, ARXS Lab entregará al Cliente la información y los datos que le pertenezcan en formato exportable, dentro de un plazo razonable.
16Modificación de estos términos
ARXS Lab podrá modificar estos términos. La versión vigente será siempre la publicada en arxslab.com, con indicación de su fecha. Las modificaciones no afectan los proyectos contratados con anterioridad a su publicación.
17Cesión
El Cliente no podrá ceder su posición contractual ni las licencias de uso otorgadas sin autorización escrita previa de ARXS Lab.
18Ley aplicable y controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver directamente cualquier controversia dentro de los treinta días calendario siguientes a su surgimiento. De no lograrse un acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia.
19Contacto
Para cualquier consulta relacionada con estos términos, el Cliente puede comunicarse con:
ARXS Lab
info@arxslab.com