Documento legal
Política de tratamiento de datos personales
Esta política describe cómo ARXS Lab recolecta, usa, almacena y protege los datos personales a los que accede en desarrollo de su actividad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen o reglamenten.
Responsable del tratamiento: ARXS Lab.
01Ámbito de aplicación
Esta política aplica a los datos personales de tres grupos distintos, y el rol de ARXS Lab es diferente en cada uno:
- Visitantes del sitio web y prospectos. ARXS Lab actúa como responsable del tratamiento.
- Clientes y personas de contacto de clientes. ARXS Lab actúa como responsable.
- Clientes finales del Cliente, es decir, las personas que escriben a los canales de mensajería del Cliente. Sobre estos datos, el Cliente es el responsable y ARXS Lab actúa únicamente como encargado, en los términos del numeral 06.
02Definiciones
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
03Datos que se recolectan
Como responsable, ARXS Lab recolecta datos de identificación y contacto de carácter profesional: nombre, cargo, empresa, correo electrónico, número de teléfono y ciudad. También recolecta información sobre la operación comercial del prospecto o Cliente aportada durante el proceso de diagnóstico.
Del uso del sitio web se recolectan datos técnicos de navegación de forma agregada, como el tipo de dispositivo, el navegador y las páginas visitadas.
ARXS Lab no solicita ni recolecta datos sensibles. Si en el marco de un proyecto el Cliente opera en un sector donde sus propios clientes finales suministran datos sensibles —por ejemplo, información relacionada con la salud—, esos datos permanecen bajo la responsabilidad del Cliente y se aplican las reglas reforzadas del numeral 06.
04Finalidades del tratamiento
Los datos tratados por ARXS Lab como responsable se usan para:
- Atender solicitudes de información y realizar diagnósticos comerciales.
- Elaborar, enviar y hacer seguimiento a propuestas.
- Ejecutar los servicios contratados y comunicarse con el Cliente durante el proyecto.
- Emitir facturación y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
- Enviar comunicaciones sobre el estado del servicio, cambios relevantes en plataformas de terceros y contenidos relacionados con la operación, siempre que exista autorización previa.
- Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.
Los datos no se venden, arriendan ni ceden a terceros con fines comerciales.
05Autorización
La autorización del Titular se obtiene de forma previa, expresa e informada, y puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, como escribir a los canales de contacto de ARXS Lab, diligenciar un formulario o aceptar estos términos al contratar el servicio.
La autorización puede revocarse en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar los datos.
06Datos tratados por cuenta del Cliente
En desarrollo de los servicios, ARXS Lab accede a bases de datos y conversaciones de los clientes finales del Cliente. Respecto de esa información:
- El Cliente es el responsable del tratamiento y ARXS Lab actúa como encargado.
- ARXS Lab trata esos datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y con la finalidad exclusiva de prestar el servicio contratado.
- ARXS Lab no usa esos datos para fines propios, no los incorpora a sus bases de datos comerciales y no los comparte con otros clientes.
- Corresponde al Cliente contar con la autorización de sus clientes finales, atender sus consultas y reclamos, y cumplir el deber de informar sobre las finalidades del tratamiento.
- Al terminar la relación, ARXS Lab entrega los datos al Cliente en formato exportable y suprime las copias que conserve, salvo las que deba mantener por obligación legal.
Los datos de los clientes finales viven en las cuentas y plataformas del propio Cliente, contratadas a su nombre. ARXS Lab accede a ellas con las credenciales que el Cliente le otorga y que puede revocar en cualquier momento.
07Terceros y transferencias internacionales
La prestación del servicio requiere el uso de plataformas operadas por terceros, varias de ellas con servidores fuera de Colombia. Esto implica transferencias y transmisiones internacionales de datos hacia proveedores de:
- Mensajería y redes sociales.
- Plataformas de multicanalidad y CRM.
- Modelos de inteligencia artificial, para el procesamiento de las conversaciones.
- Alojamiento web, correo electrónico y almacenamiento en la nube.
- Comercio electrónico, pasarelas de pago y transportadoras, cuando el proyecto lo requiera.
ARXS Lab selecciona proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y que cuentan con políticas públicas de privacidad y seguridad. Al aceptar esta política y contratar el servicio, el Titular y el Cliente autorizan expresamente estas transferencias.
08Inteligencia artificial y conversaciones
Los agentes conversacionales implementados por ARXS Lab procesan el contenido de las conversaciones a través de modelos de lenguaje de terceros, con la finalidad exclusiva de generar la respuesta al cliente final.
ARXS Lab configura sus integraciones para que las conversaciones no se utilicen para entrenar modelos de terceros, en la medida en que el proveedor ofrezca esa opción. La retención de datos en el proveedor se rige por sus propias políticas, disponibles públicamente.
09Derechos del Titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
10Consultas y reclamos
El Titular puede ejercer sus derechos escribiendo a info@arxslab.com, indicando su identificación, la descripción de los hechos y la solicitud concreta.
- Las consultas se atienden en un término máximo de diez días hábiles. Si no fuere posible, se informará al interesado y se resolverá dentro de los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
- Los reclamos se atienden en un término máximo de quince días hábiles, prorrogable por ocho días hábiles más, informando previamente al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes; transcurridos dos meses sin respuesta, se entenderá desistido.
Cuando ARXS Lab actúe como encargado y reciba una solicitud referida a datos de clientes finales, la trasladará al Cliente responsable dentro de los dos días hábiles siguientes e informará de ello al Titular.
11Seguridad de la información
ARXS Lab aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento. Entre ellas: acceso restringido según la necesidad de cada rol, uso de credenciales individuales, autenticación reforzada donde la plataforma lo permita y respaldos periódicos de las bases de datos de los proyectos activos.
Ninguna medida garantiza seguridad absoluta. En caso de un incidente que comprometa datos personales, ARXS Lab lo informará al Cliente y a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.
12Conservación
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y tributarias derivadas de la relación. Cumplido ese término, se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.
13Sitio web, cookies y tecnologías de seguimiento
El sitio arxslab.com puede utilizar cookies y tecnologías similares para el funcionamiento del sitio y para la medición de su uso. Con el consentimiento del visitante, se usan herramientas de terceros para medir visitas e interacciones y para mejorar la publicidad: Google Tag Manager y Google Analytics (Google) y el Pixel de Meta junto con la API de conversiones de Meta, que envía esa misma información desde el servidor del sitio (Meta Platforms). Estas herramientas pueden recopilar datos como páginas visitadas, dispositivo, navegador, ubicación aproximada, dirección IP e identificadores en línea.
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14Cambios en esta política
ARXS Lab podrá modificar esta política. La versión vigente será siempre la publicada en arxslab.com, con indicación de su fecha. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Clientes activos.
15Contacto
Para ejercer sus derechos o resolver cualquier inquietud sobre esta política, el Titular puede comunicarse con:
ARXS Lab
info@arxslab.com